Una plantilla de flujo de trabajo es un esquema previamente desarrollado de un proyecto similar, cuya estructura y trabajo es similar al suyo. Las plantillas de planificación de proyectos le permiten comenzar a planificar e implementar su proyecto de inmediato. Los diagramas de Gantt, los tableros Kanban o las listas inteligentes se utilizan para administrar las actividades del proyecto, los plazos, los presupuestos y más.
Una plantilla de flujo de trabajo se crea en función de la experiencia adquirida en el desarrollo de muchos proyectos de un tipo determinado. Al llevar a cabo proyectos similares, cada vez que agrega nuevos desarrollos al esquema, y también elimina lo que no se ha justificado. Tal plantilla ayudará a ahorrar significativamente tiempo y mejorar la calidad del trabajo.
Supongamos que está preparando el próximo presupuesto departamental trimestral. Por experiencia, conoce la secuencia de acciones: recopilar los datos iniciales, preparar una versión preliminar, coordinar el borrador, imprimir la versión final del documento. Al tener una plantilla, no necesita volver a crear el diagrama de bloques cada vez. Pero se puede mejorar constantemente.
No importa qué tan pulida esté la plantilla, otros participantes aún deben estar involucrados en el desarrollo del esquema estructural del trabajo del proyecto. Esto aumenta su responsabilidad, al tiempo que reduce la probabilidad de perderse algo.
Mejora de plantillas para el diagrama de flujo de trabajo
Tenga en cuenta lo siguiente cuando utilice plantillas.
• Cree plantillas no solo para todo el proyecto, sino también para tareas individuales realizadas con frecuencia. Diferentes proyectos usan diferentes plantillas. Por ejemplo, la plantilla para planificar una donación de sangre anual será diferente de la plantilla para enviar un nuevo medicamento a la Administración de Alimentos y Medicamentos. Lo mismo se puede hacer para tareas individuales. Y ellos, como, por ejemplo, una plantilla de documento para redactar un contrato, pueden incluirse en el diagrama de flujo de trabajo general.
• La mejora de la plantilla de flujo de trabajo solo puede basarse en la experiencia de proyectos completados con éxito y no en planes prometedores. Lo que se ve bien en el plan puede fallar en la realidad, y usted, que está ocupado con el proyecto, puede olvidarse de eliminarlo de la plantilla.
• Use la plantilla solo como un borrador inicial del esquema de desglose del trabajo, no como un borrador final. Tanto usted como los demás participantes del proyecto deben abordar de manera crítica la experiencia pasada. Es posible que el proyecto anterior no haya incluido el trabajo que debe realizarse en este.
• Realizar constantemente ajustes a las plantillas, teniendo en cuenta la experiencia de realizar diversos proyectos. Resumir los resultados del proyecto es una buena ocasión para revisar el diagrama de flujo de trabajo original. Una vez que el proyecto esté completo, tómese el tiempo para revisar la plantilla en función de su trabajo.
En la siguiente infografía, veremos qué son las plantillas, cómo pueden ayudarte, en qué elementos consisten y de qué tipos son.
